Praktische tips

35 adviezen voor het ideale ‘nieuwsbericht’

14 nov , 2014  

Gezien de opkomst van de nieuwsburgerij zou je een persbericht inmiddels ook een publieksbericht kunnen noemen. In de beroepswereld gaan diverse stemmen op dat het tegenwoordig geen zin meer heeft om een dergelijk bericht de wereld in te sturen. Een kort nieuwsbericht op je eigen website, een bericht op facebook of een tweet gaan namelijk de plaats van dit middel om aandacht te trekken overnemen.

Concurrentie is moordend

Het is niet te hopen dat deze ontwikkeling zich doorzet, en dat een persbericht schrijven old school wordt. En dat we geen tijd en aandacht meer stoppen in het van tevoren goed nadenken (en voorbereiden ….) van een persbericht. Waarom deze exercitie voor de interne processen van organisaties heel belangrijk is, daar kom ik in een van mijn andere blogs op terug. In deze blog wil ik met name de tips en tops met jullie delen hoe je tot een goed bericht kunt komen. Hoe val je op? Op redacties komen dagelijks honderden persberichten binnen (lees deze blog van Joerie Castelijn) en redacteuren hebben meestal maar een paar seconden de tijd om er naar te kijken. De concurrentie is moordend. Is de kop niet prikkelend genoeg? Is het nieuws niet vermeld, dan is dat een gemiste kans. Begrijpen ze meteen waar het over gaat? Een persbericht schrijven is vooral opvallen door in gele smoking op een bruiloft te verschijnen waar de dresscode ‘black en white’  is. Je staat voor een behoorlijke uitdaging; durf daarom anders te zijn en kies soms voor het schouwspel, maar verlies tegelijkertijd nooit de werkelijkheid uit het oog. Wees voorzichtig met humor, dat kan averechts werken.

Het ideale persbericht

Het ideale persbericht bevat maximaal een A-viertje, en kan bij wijze van spreken direct worden geplaatst in de krant. Als de betreffende redactie beperkte ruimte over heeft voor slechts de eerste twee alinea’s van het bericht, moet het verhaal nog steeds duidelijk zijn. De titel of kop is pakkend, vergeet deze dus niet. In en van mijn vorige blogs ben ik daar al op ingegaan. Daarmee verkoop je in feite het nieuws. Vervolgens worden in de intro of lead (dat is de eerste alinea van een persbericht) de 5 W’s uitgelegd. Wie? Wat? Waar? Wanneer? Waarom? en de Hoe vraag. Je kunt niet alles uitleggen, dus wees beknopt. Houd je bij de feiten maar schroom niet om eens rustig voor je uit te staren tijdens het schrijven en jezelf af te vragen: hoe ver kan ik gaan om de ontvangers nieuwsgierig te krijgen? Probeer om in de tekst beelden en emoties op te roepen. Schiet geen zijwegen in. Achtergronden en details licht je toe op het moment dat de ontvanger je belt. Houd het daarom bij één onderwerp en zorg dat de tekst begrijpelijk is. Zo duidelijk mogelijk zijn is het moeilijkst

Punten en adviezen waaraan je kunt denken bij het maken en vervolgens opsturen van een persbericht.

  1. Weten al je collega’s al wat je aan de rest van de wereld gaat vertellen? Zorg ervoor dat de informatie intern eerst wordt verspreid. Het staat zo slordig als werknemers het nieuws via de media moeten vernemen en het werkt ook geen draagkracht in de hand.
  2. Een goed persbericht is pas een goed nieuwsbericht als journalisten het direct in die vorm kunnen plaatsen.
  3. Zorg dat je ‘nieuws’ actueel is en schrijf in de tegenwoordige tijd.
  1. Houd de tekst simpel, begrijpelijke taal is essentieel. Vakjargon is uit den boze.
  2. Vermijd lidwoorden in de kop; vermijd ook te veel bijvoeglijke naamwoorden. Deze kunnen de geloofwaardigheid aantasten. Uit de inhoud blijkt hoe geweldig de prestatie is. Vermijd superlatieven zoals ‘fantastisch’, ‘uniek’ en ‘geweldig’. Borstklopperij heeft niemand wat aan.
  3. Beperk je tot feitelijke informatie en kom snel ter zake.
  4. Vermeld altijd de datum van verzending.
  5. Er bestaat geen persbericht dat geschikt is voor alle media.
  1. Een embargo vermelden (dit betekent dat je aangeeft dat het nieuws pas op een specifieke datum gebruikt mag worden) werkt niet altijd. Wanneer de ontvanger het als ‘hot’ nieuws ziet, kan hij direct over gaan tot publicatie. Bijvoorbeeld als je citaten uit een speech geeft die nog uitgesproken moeten worden.
  2. Wees voorzichtig met exclusiviteit. Als je nieuws weggeeft aan één medium of slechts enkele media, ben je verzekerd van irritatie bij de rest.
  3. Wek geen verwachtingen die je niet kunt waarmaken. Voordat je het persbericht verstuurt, heb je achtergrondinformatie nodig waarmee je antwoord hebt op vragen die de media kunnen gaan stellen. De beste manier daarvoor is het aanleggen van een Q&A-dossier (Questions en Answers). In sommige gevallen werkt een factsheet. Hierin staan vaak kort en bondig belangrijke cijfers en statistieken beschreven.
  4. Zorg dat je van tevoren een kernboodschap hebt geformuleerd die je in je persbericht verwerkt. Een kernboodschap is kort samengevat de belangrijkste boodschap die je wilt uitdragen.
  5. Deel je bericht in blokken in en plaats boven ieder blok een tussenkop. Een tussenkop telt hooguit twee of drie woorden. Het persbericht hoeft er niet gelikt uit te zien en het hoeft niet te worden opgemaakt met foto’s, logo’s of andere toeters en bellen. Zolang het er maar verzorgd uit ziet.
  6. Vergeet niet gegevens te vermelden zoals: personen bij wie de media terecht kunnen voor vragen en interviews. Waar en wanneer vindt een bepaalde inspanning/actie plaats? Meestal gebeurt dat onder het kopje ‘noot voor de redactie’.
  7. Dag en nacht bereikbaar zijn via een mobiel nummer is belangrijk. Soms heeft een redacteur of journalist slechts tien minuten om zijn verhaal te maken. De kans dat hij werkt op het moment dat jij vrij bent is groot. Niet binnen tien minuten terugbellen betekent een gemiste kans op media-aandacht.
  8. Verwijs in je persbericht altijd naar een website waar meer informatie te vinden is. Zo genereer je traffic naar je website en de journalist kan alvast op eigen kracht op zoek naar aanvullende informatie. Verder is Google dol op persberichten; des te meer reden om persberichten op de eigen website te zetten. Persfoto’s die voorhanden zijn, zet je ook op de site en verwijs hiernaar onder het kopje ‘noot voor de redactie’.
  9. Jok nooit, dat wordt uiteindelijk tegen je gebruikt. Media-aandacht kan je gegund worden. Dat is vaak het geval bij semi publieke organisaties die gezien hun maatschappelijk functie een hoge relevantiewaarde hebben.
  10. Wees in je toonzetting dankbaar en vriendelijk. Met nederigheid kun je veel bereiken.
  11. Ga ervan uit dat de betreffende redacteur of journalist jouw persbericht niet letterlijk overneemt. Dat voorkomt teleurstelling achteraf.
  12. Je mag citaten in je persberichten gebruiken. Soms kun je een uitspraak in de kop kwijt.
  13. Leg je persbericht (als daar tijd voor is) figuurlijk in de week en maak het af vlak voor de deadline. Even afstand nemen kan een manier zijn om je persbericht uiteindelijk scherper te krijgen.
  14. Geduld is een schone zaak. Soms zijn er meer belanghebbende partijen binnen de organisatie of gaan persberichten over dermate gecompliceerde onderwerpen, dat men het pas na versie vijftien eens is over de te communiceren boodschap.
  15. Timing is belangrijk. Verstuur een persbericht ‘s ochtends vroeg. Het liefst vóór negen uur. Houd rekening met concurrerend nieuws en gebeurtenissen waarvan de impact groot is. In een situatie waarin bijvoorbeeld een ramp is gebeurd waar alle media op duiken, is het wellicht verstandiger om jouw persbericht later te versturen.
  16. Maandagochtend en vrijdag(middag) zijn geen gunstige momenten. Is er sprake van een evenement of opmerkelijke actie, stuur dan een persbericht ruim een week ervoor. Redacties die interesse hebben om aanwezig te zijn, kunnen zich op die manier voorbereiden.
  17. Tegenwoordig zijn er diensten zoals Persmanager waar je snel en effectief persberichten kunt versturen
  18. Laat een persbericht nooit te lang liggen. Voordat je het weet is je kans op publiciteit voorbij.
  19. Een goede test: laat je bericht eerst door een ander lezen, die neutraal is en niet weer waar het over gaat voordat je het verstuurt. Zijn of haar opmerkingen kunnen tot eer effectieve aanpassingen leiden.
  20. En kijk of je een van je collega’s kunt inzetten als rewriter voor met name de kop van je persbericht. HET MEEST ONDERSCHAT: Veel persberichten zijn zakelijk en feitelijk geschreven waardoor je wel informatie overbrengt maar waarbij je als ontvanger nauwelijks een gevoel of beeld krijgt. In de media draait het juist om emotie! Leg meer nadruk op het beeldend en emotioneel vermogen van de taal. Volg bijvoorbeeld een cursus creatief of beeldend schrijven. Een cursus voice-over teksten maken voor radio- en televisieprogramma’s zou ook zeker geen kwaad kunnen.

Digitaal versturen

Tegenwoordig wordt een persbericht niet meer per fax of brief verstuurd. Alles gebeurt digitaal. Dat betekent dat je ook met de volgende punten rekening kunt houden:

  1. Tegenwoordig wordt een persbericht niet meer per fax of brief verstuurd. Alles gebeurt digitaal. Dat betekent dat je ook met de volgende punten rekening kunt houden:
  2. Denk aan de nieuwe spamwet oktober 2009! Deze wet staat het ongewenst toesturen van elektronische boodschappen niet meer toe. Dit geldt ook voor persberichten. Onderschat niet de consequenties van deze wet. Omdat jouw email met persbericht ook als spam kan worden gezien, en je daar zelfs een boete voor kunt krijgen, is het verstandig om niet alles en iedereen jouw persbericht te sturen. Met name naar adressen waarvan je niet zeker weet dat ze op jouw informatie zitten te wachten, www.spamklacht.nl.
  3. Vermeld bij het onderwerp van je mail de volledige kop van het persbericht. Journalisten krijgen dagelijks veel persberichten. Aan de hand van de subject line beslissen ze of ze verder lezen of niet.
  4. Een goede kop is belangrijk dus! Een goede subject line is een korte subject line. Laat lidwoorden maar weg. Hoe je verder een goede kop maakt lees je in een van mijn  eerdere blogs.
  5. Wanneer je een persbericht tegelijkertijd naar meerdere media-adressen mailt, vergeet niet het bcc-veld te gebruiken. Het kan de ontvanger een onbestemd gevoel geven dat hij niet de enige is waaraan wordt gedacht, en deze persoon doen besluiten om er niets mee te doen vanwege de vermeende concurrentie.
  6. Zet boven je tekst (én in de subject line) altijd duidelijk leesbaar het woord persbericht, zodat de ontvanger direct weet dat het om een persbericht gaat.
  7. Verstuur een persbericht niet alleen als attachment. Kopieer de platte tekst van het persbericht tevens in je mail.

Last but not least: Verder is het goed om te weten dat journalisten steeds meer moeten produceren en zelf moeten doen. Als je multimediale content aanlevert zijn ze daar blij mee. Dus naast tekst ook foto’s en filmpjes. Wil je hier meer over weten lees dan de blog Joeri Casteleyn. Als je nog aanvullende adviezen hebben, zijn ze welkom.Test hier of je nieuws geschikt is voor free publicity aan de hand van een aantal stellingen. Veel succes toegewenst! (bron: Handboek voor nieuwsmakers, Nico de Leeuw)


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *